Viktig information om den nya datalagstiftningen!
Den 25/5 ersätts Personuppgiftslagen av GDPR (General Data Protection Regulation) och därmed blir bestämmelserna för hur personuppgifter hanteras lika inom alla länder i EU.
Även vår förening inkluderas av det nya regelverket då bostadsrättsföreningar enligt lag ska föra lägenhetsregister och medlemsförteckning och då vi behöver ytterligare register för att kunna bedriva vår verksamhet.
Vi för fyra primära register vilka innehåller personuppgifter och som underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens verksamhet:
- Medlemslista
I detta register anteckas de personer som är medlemmar i vår förening med namn, adress, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för in- respektive utträde. Att föra detta register är ett lagkrav.
- Lägenhetsförteckning
Förteckningen innehåller uppgift om varje lägenhets beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen. Att föra detta register är ett lagkrav.
- Lista över parkeringsplatser
I detta register antecknas platsnummer, namn, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för tecknande av P-plats för de medlemmar som har en sådan. Uppgift om ditt namn och lägenhetsnummer antecknas även här om du står i kö till en parkeringsplats.
- Lista över odlingslotter
I detta register antecknas lottens nummer, namn, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för tecknade av odlingslott för de medlemmar som har en sådan. Uppgift om ditt namn och lägenhetsnummer antecknas även här om du står i kö till en odlingslott.
Personuppgifterna i dessa register kvarstår så länge du är medlem i föreningen. Inför varje årsstämma gås registret igenom och anteckningar om medlemmar som lämnat föreningen rensas bort. Dina uppgifter kommer alltså att tas bort senast ett år efter ditt utträde. Om du meddelar att du inte längre önskar stå i kö till P-plats eller odlingslott tas dina uppgifter i respektive register bort omgående. Då en lägenhet byter ägare kvarstår de icke personbundna uppgifterna men dina personliga uppgifter raderas och ersätts av personuppgifterna rörande den nya ägaren.
Då du registrerar dig på föreningens webbsida läggs också din e-mailadress och namn in i databasen för detta system. Denna information används för att skicka e-mail då nya inlägg publiceras på webbsidan. Du kan själv ta bort dig ur detta register genom att logga in på hemsidan och radera din användare eller kontakta styrelsen som kan hjälpa dig. Vi rekommenderar dock att du kvarstår här då viktig information oftast distribueras via webbsidan.
Föreningens passagesystem har också ett register över de "droppar" (RFID-taggar) som är utfärdade för att dörrarna ska kunna öppnas med dessa. En tagg registreras med lägenhetsnummer och ett ordningsnummer.
Systemet registrerar öppning av dörr då en RFID-tagg används. Den information som lagras i passagesystemet identifierar den lägenhet till vilken taggen är utfärdad. Inpassering med portkod registreras också, men kan inte identifiera en enskild användare. Den registrerade informationen används endast för att verifiera att en ny tagg fungerar samt till felsökning om det är tekniska problem i passagesystemet. Informationen om passager raderas automatiskt efter 30 dagar.
Om du inte samtycker till ovanstående registerföring eller om du har några frågor, kontakta styrelsen på e-mail styrelse@lobelian.se.
BRF Lobelian
Styrelsen
